スケジュールマネージメント

スケジュールマネージメントで把握すべき項目は以下の6項目です。

1.タスク(アイテム、責任者)
2.タスクのスケジュール(時期、タスク間の繋がり)
3.各人のタスクの負荷
4.タスクの進捗
5.タスクの結果
6.タスクのバックアップ案
1、2、3をミエル化するためにはガントチャートが適しています。
4、5はリーダーが現地・現物・現認すべきアイテム、
また、6(タスクが遅れる前 のフォロー)についてもリーダーが考えるアイテムで有り、ガントチャートは重要ではありません。

貴社では、現状、1(タスク)が複数有り、以下の様な理由でスケジュールの遅れが発生することが多いと考えられます。
a. スケジュール自体が無い(納期設定がない)
b. スケジュールを管理していない
c. タスクが個人で対応できるアイテムまで分解できていない(迷い=放置)
d. 一日に対応できるキャパシティが超えている(優先順位が低いモノ=不要なモノと考え忘れ去られてしまう)
e. タスクが部署間を跨ぎ、リーダーの管理範囲外のタスクが発生している

しかしながら、a~d は2、3の管理をリーダーが出来ていれば、1(タスク)が乱立してもスケジュールは遅延なく進みます。
eについては部署間の連携が重要な課題となります。

スケジュールマネージメントに有効なガントチャート

ガントチャートを主軸とし、スケジュールを管理することはタスクマネージメントに有効です。

具体的には、会議や掲示板で各スタッフがタスクを上げ、マネージャーがそれぞれのタスクとスケジュールを見て、各スタッフのタスク負荷とタスクが完了すべきタイミングを考えながらガントチャートに落とし込むのがスケジュールマネージメントです。

スケジュールマネージメントの理想の形

スケジュールマネージメントのマネージャーが行う仕事の理想の形を弊社では、以下の4項目と考えています。

1.与えられた仕事を各スタッフが対応出来る内容まで分解し、スケジュール化する。
 (各スタッフの業務を深く知っている必要がある)
2.タスクの進捗を把握
 (本人から報告を聞く前に、自分で現地・現物・現認で進捗を確認、遅れに気づいたらフォローする)
3.タスクの進捗・結果確認(現地・現物・現認)
4.タスクが遅れた場合のバックアップを常に持つ(バックアップのバックアップまで作成)

スケジュールマネージャーの理想とする姿は、スケジュールのバックアップのバックアップを用意しつつ、各スタッフに責任を持たせながら、各所で細かく調整をしてスケジュール通りにプロジェクトを進行することです。